Comenzare este artículo haciéndoles una pregunta:
¿Se puede corregir todos los errores que se pueden cometer en los libros electrónicos?
La respuesta: Es un NO
Actualmente hay errores que no se pueden corregir, la respuesta es muy sencilla, porque los libros electrónicos todavía es un bebe en cuanto a proyecto.
Los libros electrónicos empezó en el año 2013 con la incorporación de los Pricos al sistema, en la actualidad en menos de 2 años estamos en la versión PLE 4.0.9.
Mencionar que para el 2016, entrará en vigencia la versión del SLE – PLE 5.0.0, incorporando nuevas versiones de libros electrónicos para compras y para ventas.
- Libro Electrónico de Compras Simplificado
- Libro Electrónico de Ventas Simplificado
Anotación de los Libros Electrónicos
Como muchos de ustedes ya deben saber, la anotación de los libros electrónicos solo se puede realizar una sola vez.
Esto significa que si te equivocas en la anotación de un periodo, YA NO PUEDES corregir dicha anotación.
Los libros electrónicos no se sustituyen ni se rectifican, es por esa razón que no es correcto mencionar la frase: “Miguel yo ayer declare mis libros electrónicos”.
La base de legal lo encontramos en el inciso c) del artículo 7 de la Resolución Sunat 379–2013:
El envió del resumen de cada registro electrónico deberá efectuarse una sola vez luego de haber finalizado el mes al cual corresponde el registro de las actividades y operaciones según el caso.
En conclusión una vez anotado el libro electrónico ya no puedes volver a presentar otra anotación del mismo periodo y registro.
¿Cómo corregimos los errores de los Libros Electrónicos?
Para poder corregir los libros electrónicos, sunat ha puesto a disposición los estados o indicadores para los registro de compras y ventas.
Utilizando los “estados” podremos corregir “operaciones” erradas de la anotación de un registro electrónico.
Utilizando los estados podremos corregir nuestros libros electrónicos
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Estado para el registro de Ventas
- Estado 8: Cuando la operación (venta gravada, exonerada, inafecta y/o exportación) corresponde a un periodo anterior y NO ha sido anotada en dicho periodo.
- Estado 9: Cuando la operación (venta gravada, exonerada, inafecta y/o exportación) corresponde a un periodo anterior y SI ha sido anotada en dicho periodo.
Estado para el registro de Compras
- Estado 9: Cuando se realice un ajuste o rectificación en la anotación de la información de una operación registrada en un periodo anterior.
En el caso del registro de ventas tenemos 2 estados para realizar correcciones, el estado 8 cuando obvie una operación y el estado 9 cuando registre erróneamente una operación.
En el caso del registro de compras solo tenemos 1 estado para realizar correcciones, el estado 9 cuando se va realizar un ajuste o rectificación de una operación anotada.
Ejemplos de Correcciones de Libros Electrónicos
Primero que nada déjame decirte algunos consejos, luego de haber realizado más 30 talleres sobre los libros electrónicos:
- Los sistemas contables no realizan las correcciones de errores automáticamente, dichas correcciones las tienes que hacerlas manualmente, muchos sistemas tiene un módulo para ingresarlo.
- No te sistematices mucho, el sistema contable puede generar tus libros electrónicos, pero hay situaciones especiales en donde tu sistema contable no te va ayudar para nada. Por ejemplo como generas el registro de una operación de compra afecta a detracción, donde tienes 2 voucher de deposito, tu sistema contable te permite registrar 2 o mas voucher de detracción por una operación.
- Es más te puedo mencionar que ni siquiera el SAP (uno de los ERP más usado por los pricos y mega empresas) no tiene implementado los libros electrónicos al 100%, están demorando mucho en ese punto, por ejemplo: una asegurada de seguros, en su registro de ventas tiene aproximadamente cerca de 5 millones de operaciones en un periodo, y están anotando sus libros electrónicos con Excel.
Me equivoque en una operación de venta
Miguel Torres tiene un pequeño problema con su anotación de su libro electrónico del periodo de Enero. En el periodo Enero 2015 solo emitió una sola factura de venta, de la siguiente manera:
A la hora de realizar la anotación, por un error de registro se anota con los siguientes datos:
Como podemos observar el error fue considerar un mayor monto de la factura original. Luego de terminar nuestra anotación, tenemos los siguientes archivos:
Archivo txt del periodo Enero 2015
20150100|05-01001|M1|10/01/2015||01|E001|12||6|20535858501|TODO A UN SOLO PRECIO EIRL|0|200|0|0|360|0|0|0|0|236|0.000||||||1|
Reporte de consistencia del periodo Enero 2015
Ambos reportes están erróneos porque el valor de la factura ingresada no es la correcta.
¿Cómo lo solucionamos?
La norma menciona que tenemos que esperar el próximo periodo para realizar la corrección. Eso quiere decir que tememos que esperar el periodo Febrero.
En el periodo Febrero 2015, también se emitió una factura de venta de la siguiente manera:
Para poder corregir el error del periodo Enero 2015, tendremos que volver a registrar dicha operación en nuestra anotación del periodo Febrero 2015 utilizando el estado 9.
¿Por qué el estado 9?, porque se utiliza para corregir errores ya anotados en periodos anteriores.
Luego de realizar nuestra anotación del periodo Febrero 2015, tendremos los siguientes archivos:
Archivo txt del periodo Febrero 2015
20150200|05-02001|M1|05/02/2015||01|E001|13||6|20535858501|TODO A UN SOLO PRECIO EIRL|0|500|0|0|90|0|0|0|0|590|0.000||||||1|
20150100|05-01001|M1|10/01/2015||01|E001|12||6|20535858501|TODO A UN SOLO PRECIO EIRL|0|100|0|0|18|0|0|0|0|118|0.000||||||9|
Reporte de consistencia de Febrero 2015
Si puedes observar, el programa PLE 4.0.9 suma la operación del mes de Febrero 2015 y la operación errada del Periodo Enero 2015.
Pero lo más importante de este reporte es la parte del resumen de los estados, como puedes apreciar menciona:
Como se puede apreciar el reporte diferencia los estados 1 y el 9.
Conclusiones de los Libros Electrónicos
Una conclusión que salta a la vista es que en el caso de corrección de errores, el monto total de anotación de nuestro libro electrónico no va coincidir con nuestro PDT 621, por ejemplo en el Periodo Febrero 2015 no va coincidir el PDT 621 con el reporte de consistencia.
Un dato a mencionar que este tipo de errores no conlleva a multa.
Recomendación
Este Jueves 20 de agosto vamos a realizar un taller sobre todo lo relacionado a Libros Electrónicos 2015 – 2016, cada asistente tendrá una computadora, un taller full práctico donde se realizara diversas operaciones sobre los libros electrónicos, más informes para el taller.